有2大工作：一是通知，二是反饋
先說通知，方式有：
1、書面：一般是大的、時間長、參加人員多的會議；
2、口頭：小型的、小范圍的會議一、公司級會議的組織工作
會議分為：大、中、小
大型會議一般較少，以年終總結會議為代表
中型會議以競崗、辦公會議等為主
小型會議最多，以領導班子會議為代表
如何組織大型的會議呢？
絕大多數是在會前的工作：會議的前期，參加會議的人都會關注會場環境、溫度、燈光、音樂、位次等等，所以，會議前要做很多的工作。
1、前期的籌備：
內容：時間、地點、參加人員、會議內容、要求（筆記等）
•••注意：通知時要：通知、再落實（跟蹤到底）
如果通知作不好，哪就是公司的大事了（哦，是某某部門沒有通知到呀！））
所以，下通知一定要下到人！這要切記！另外，下通知必須設立記錄本，及時記錄、查閱。“好腦子不如個爛筆頭！”
會議的日程：中型以上會議：
1、主持人2、講話人3、發言人是誰？4、發獎人是誰？
一定要書面的第一、第二、三、四……
時間……某某作什么…某某做什么……
如對主持人有特別的要求（如公司領導的特殊要求），也可以委托
講話人：總經理或其他分管領導主持。
另外，要對演講稿進行審核，特別是各類代表的。講話稿要起草、上報、修改、上報……一直到最后的確認，必須我們什么，特別是大會、年會等。
如有發言人必須要挑選、是門店的必須與店長或其上級主管溝通、推薦后，我們再排查！
排查內容：1、發言稿件2、儀容要求3、聲音4、是否能行
選好后再安排召集所有發言人開會，提出要求、干什么、什么事、代表誰發言、發言從那些角度寫、應該寫什么、什么時間稿子上報審核——稿件必須要審核！
會場的布置：1、會（徽）標：（必須要體現出本次會議的內容）、
2、主席臺的安排：誰？、幾個人？、怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、
會場的衛生、椅子、凳子、是否購用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區坐（座），一個團隊一個區域。
現場的安排：要求參會者提前10分鐘入場，
1、在入口處安排服務人員，明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐？坐到什么地方？例如：競崗的人坐在那里？旁聽的人坐那里？
2、安排誰服務？應該注意什么？
3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排！（設備最好準備2套以上）
4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，后發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上臺的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？
二、會議中：
問題往往出現在會議中！
如：空調的溫度問題（作為主導會議方必須全程關注，溫度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為溫度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降溫或升溫！
出入口的門窗注意關閉，安排人員全程負責！
因為成年人最容易受到外界的干擾！所以，溫度非常重要！
案例：02年在青島某賓館夏天，講師著西裝領帶，聽課的人都著夏裝，結果，未結束，人員就走掉一般！效果非常差！
——如果人在特冷或特熱的環境下一段時間，人就不能聚精會神！切記！
服務人員：1、著裝（因為除講話人之外，服務人員是唯一走動的人，唯一關注的人，所以一定要注意著裝）如：女性的皮鞋，走動時注意不能發出聲響。
2、動作要輕、慢、柔、避免快、重！
沖水不能沖著對方，針對沖水的動作，要進行分解：要拿起杯子，不要對著領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上沖等。
給主席臺上公司級領導倒水的順序按進入的順序就可以了（特別安排除外），但如有重要領導在場（如市長或更高級的領導）就要先給領導沖。
沖水的服務人員最好只安排1人，可以避免太多的吸引會場參與者的目光
主持人也要避免少走動，如有特急的事情，可以通過寫紙條的形式來傳遞。
上面是會議的組織及注意事項，有些部分內容培訓中也適用。
下面說一下培訓：
一、講師的行李包（或筆記本包）注意要放在椅子或其他上面，應避免直接放置在地上，這能反映出企業服務細節的水平！
二、前期的工作：1、調研
2、確定培訓公司
3、與培訓公司溝通溝通是一個詳細的過程：1）老師是誰？幾位？幾點到？怎樣到？2）課程的安排：6小時還是7小時？還是7.5個小時(一般在6—7個小時)，課程從幾點開始？上午幾個小時？下午幾個？中間怎樣安排休息？休息多長時間？休息幾次？3）講師來時：怎樣安排？巡店？交流？還是需要休息？（此小環節要向上級主管匯報）
第二天講課的內容是那些？有什么疑惑？誤區是什么？
座談：如果安排座談（交流）有誰來參加？怎樣座談組織？
服務意識：講師的飲食習慣？茶水？礦泉水還是咖啡？——要注意花了錢還做不好的誤區！（把所有人作為一個人來對待是錯誤的！！）
講師必須要尊重！
有的講師習慣在授課時喝水，有的不喝，喝與不喝我們都要準備好，如果和咖啡，我們要根據其身份來選擇不同檔次的咖啡
主持人：從始至終要注重：一旦出現問題，第一個快速反應的是主持人，必須快速處理，全局控制！主持人非常重要！！！在一節課程結束時，要先示意大家鼓掌。還應注意在中間休息快到時間的時候要主持：“請外面（室外）的人員回到位子上來，課程（會議馬上開始）”。
在中間結束時主持人要先帶動鼓掌，再主持感謝詞！
主持人：在介紹時，應先拋出幾個現在存在的問題，我們為什么要培訓，培訓的目的是什么？然后再重點介紹老師。
中午或晚上的就餐：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什么？不吃什么？在那里？
組織會議的時候不可能是一個部門全部完成，是需要其他部門來協調的，但必須有一個部門主導，其他不么配合，這需要部門之間要溝通、交流、協調、互助，主導的部門主管必須作到細致、周到。
事先要考慮問題，如果出現怎么辦？
其他的一些問題：
1、在會議（培訓）課見休息的時候，參會人不能按時返回怎么辦？
答：這需要我們在平時的會議中留意這些問題，要注意會議中的這些問題，那些是好的，那些不好，下一次怎樣解決？
方法：1、制定會議管理制度 2、下一次會議時提前強調
例如：手機鈴聲的問題和中間休息不能按時返回是一樣的，在主持時提前強調要記錄好，對于到晚的如何處理？對手機鈴聲如何處理？對于一而再出現的問題，也可以強調，如果不按規定，我們對部門的負責人進行批評或在下課時讓其上臺表演節目。如果還不行那就直接納入個人的考核
不要強調了的事情還犯，就是要改正！
注意：會議前最好進行點名，我們可以了解到人數、實際人數、未到人數、未到的原因
2、中間休息的時間可否放音樂？
答：當然可以，但要注意幾個問題1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上臺組織大家入座。
3、如何作好與老師之間的禮儀或者說尺度？
答：在講師來之前要先了解講師的資歷、職務，然后有對應的領導或部門進行接待或陪同，我們要一般不需要送到酒店，但酒店的需要我們安排的必須提前預定，是否有早餐？如果沒有，怎樣安排并告知客人？
另外，在課間、在路上，我們都要進行溝通，把需要辦理的事情提前了解清楚，有時候，我們只需要一個電話、一句話就可以解決的要馬上辦理
4、對于會場中有電話鈴聲、接打電話的問題如何解決？
答：在會議中、授課中，參會者有人直接接打電話，能反映出一個企業的管理水平和個人的素質，我們要求大家在會議中把手機調整到靜音狀態，而不強行說必須關機（極特殊情況除外），因為我們是企業，以經營為主，不是黨政部門，如果是公司領導、上級主管或者非常重要的事情（人物）打來電話，可以選擇到會場外面接打。
在前面我們也談到，如何會議中的手機鈴聲或其他違紀的一直是某幾個人，那么我們可以在會議結束時說：“在前幾次的會議時我們一再強調……但還是出現了……（幾種現象），那么各店、各部門的負責人看一下是誰的手機響了？這樣，我們請他們到前臺來表演個節目或者……”
或者：“……圓滿結束，但還有問題……那些部門……希望下一次不要出現類似的問題”
5、對會議中的溫度如何進行控制和把握？
答：對于溫度的控制，我們一般把握好“適中”就可以了，但如何作好適中是一個大學問。老師來之前我們要作好交流，我們當地的溫度有多少？老師的服飾是否與參會人員的服飾及溫度相符？會議中是否溫度過高（低）？如何控制？是否需要輔助材料？（如增加電風扇、電暖氣）
6、倒（沖）水的過程中還要注意什么問題？
答：1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去沖。3、對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。
7、關于課間與老師交流時要注意什么？
答：課間要主動與老師交流，應針對工作中的問題、老師講課不理解的問題進行，但要注意幾點：1、看老師的勞累程度2、整個會議中是否留有單獨交流的時間
另外，我們公司培訓制度中也有規定，在外參加公開課程時，要將我們的同時盡量分開住宿，與咨詢公司（或高校）要求安排國內的大公司或和同性質的大公司的高管安排在一起，因為每一次參加外訓就必須帶著問題，在吃飯的時候，我們也提倡分開來座，大家在一起，有很多交流的機會。
案例：04年我和公司的某某到“北京超市人”參加一個課程，因為老師對我們企業的培訓比較熟，就舉例提了一下我們的做法，結果在中間休息的時候，我還沒有站起來就有很多企業的老總過來交流、咨詢、換名片，當時我就很受啟發。
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